تغییرات کلیه شرکتها و موسسات از طریق تنظیم صورتجلسات مجامع و هئیت مدیره امکان پذیر می باشد . تنظیم صورتجلسه تغییرات معمولا توسط شخص حقوقدان یا وکلا و اشخاصی که با قانون تجارت تسلط کامل دارند تنظیم می شود ، زیرا متون کاملا حقوقی و تخصصی می باشد . لازم به ذکر است تنظیم صورتجلسات تغییرات به تفکیک در سایت اداره ثبت شرکت ها به صورت فرمهای خام در اختیار عموم قرار داده شده که هر شرکت می تواند با توجه به تغییرات مورد درخواست صورتجلسه مذکور را از طریق فرم های از پیش تعریف شده تهیه و تنظیم نمایند .
نکات اساسی در تهیه صورتجلسه شرکت
- دستور جلسه به صورت معین و مشخص در صفحه اول درج گردد.
- اسامی کامل اعضاء ( ذکر نام و نام‌خانوادگی و عنوان سازمانی اعضاء )
- ذکر ساعت، تاریخ و محل تشکیل جلسه
- امضای کلیه اعضای شرکت‌کننده در جلسه در ستون مربوط ومقابل نام خود
- ذکر صریح نام رئیس، نایب رئیس ( در صورت انتخاب ) و دبیر جلسه.
راهنمای تنظیم صورتجلسات شرکتها
تغییرات شرکتها و موسسات از طریق تنظیم صورتجلسات مجمع و هیئت مدیره انجام می گیرد که هر کدام از این صورتجلسات به صورت تخصصی می تواند تغییرات خاصی را اعمال نماید . برای تغییرات شرکت در مواد اساسنامه از صورتجلسه مجموع عمومی فوق العاده استفاده می شود . در تنظیم صورتجلسه تغییر نام شرکت – آدرس دفتر مرکزی شرکت – موضوع فعالیت شرکت – تعداد اعضاء هیئت مدیره شرکت – کلیه مواد اساسنامه قابل تغییر می باشد .
صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده با حضور اعضاء مجمع تشکیل می گردد و در صورت حضور کلیه اعضاء مجمع به صورت ۱۰۰ درصدی و در صورت حضور اکثریت اعضاء مجمع با توجهبه مواد اساسنامه شرکت مربوط و قانون تجارت به رسمیت شناخته می شود و تصمیمات با رای اکثریت اعضاء مجمع به تصویت خواهد رسید، در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده اعضاء هیئت مدیره – بازرسان – روزنامه کثیرالانتشار و و صورتهای مالی شرکت قابل تایید و تصویت می باشد این صورتجلسه همانند صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده با حضور اعضاء مجمع که از سهامداران یا شرکاء شرکت می باشند تنظیم و تایید می شود . قوانین به رسمیت شناختن جلسه مجمع عمومی عادی فوق العاده مطابق با مواد اساسنامه و قانون تجارت می باشد .
آخرین تنظیم صورتجلسه ، صورتجلسه هیئت مدیره می باشد که در این صورتجلسه سمت اعضاء همراه با تعیین صاحب حق امضاء مجاز تعیین می گردد و همیشه با حضور اکثریت اعضاء هیئت مدیره به رسمیت شناخته می شود و پس از جلسه و تنظیم صورتجلسات به امضاء حاضرین رسیده و دستور جلسه مورد تایید و تصویب قرار می گیرد .
در مجمع عمومی عادی یا بطور فوق العاده در خصوص تغییرات زیر تصمیم گیری می شود
انتخاب روزنامه برای درج آگهی های شرکت ، تصویب ترازنامه سود و زیان ، تعیین و تصویب بیلان مالی ، انتخاب یا تمدید بازرسین ، انتخاب ، تغییر و یا تمدید اعضاء هیئت مدیره ، تعیین سمت ها در هیئت مدیره ، تغییر حق امضاء ها
هیئت مدیره نیز به شرط قید در اساسنامه می تواند در خصوص تغییر آدرس شرکت یا حق امضاء ها تصمیم گیری نماید .
بیشترین تغییرات در شرکت ها مربوط به حق امضاء ها ، نقل و انتقال سهام در شرکت های سهامی ، افزایش و یا کاهش سهم الشرکه در شرکت های با مسئولیت محدود ، افزایش و یا کاهش سرمایه شرکت ، تعیین و تغییر اعضاء هیئت مدیره و انحلال شرکت ها می باشد .البته کاهش سرمایه به دو صورت عموماً انجام می پذیرد ؛ کاهش اجباری سرمایه با لایحه اصلاحی و کاهش اختیاری با رای دادگاه .
برای افزایش سرمایه در شرکت های سهامی اعتبار بازرسین شرط اصلی می باشد تا بتوانند سرمایه را افزایش دهند ، به این صورت که باید گزارشی توجیهی برای افزایش سرمایه ارائه دهند که عملیاتی باشد . افزایش سرمایه جزء اختیارات لاینفک مجمع عمومی فوق العاده می باشد و حتی در صورت قید شدن در اساسنامه هیئت مدیره اجازه چنین کاری را نخواهد داشت و هیئت مدیره صرفاً در خصوص موضوع افزایش سرمایه وظیفه عملیاتی کردن آن را دارد .
در خصوص تغییر نام شرکت در صورتیکه نام انتخاب شده ریشه فارسی داشته باشد قابل تغییر می باشد. البته این نام و یا مشابه به این نام نباید قبلا در اراده ثبت شرکت ها ثبت شده باشد. نام باید سه سیلابه بوده و در آن برای سهولت بیشتر از اسم خاص استفاده شده باشد .
برای تغییرات نقل و اتقالی سهام طرفین ( خریدار و فروشنده ) باید در جلسه حضور داشته باشند و صورتجلسه به امضاء ایشان برسد . در خصوص شرکت های با مسئولیت محدود ورود و خروج اعضاء فقط به شرطی که نقل و انتقال سهام داخلی باشد یعنی بین خودشان بخواهد اتفاق بیافتد نیازمند دریافت مفاصا حساب می باشد و برای شرکت های سهامی برای نقل و انتقال سهام باید از اداره دارایی گواهی نقل و انتقال دریافت شود . ثبت تغییرات شرکت های سهامی از موارد داخلی شرکت است و نیاز به آگهی نداردو صرفاً اعلام لیست سهامداران کفایت می کند . برای ثبت شرکت که با مجوز نهاد یا موسسات دیگر تشکیل شده اند باید مجوزی ممهور به مهر آن شرکت و به همراه صورتجلسه امضاء و مهر شده به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود